Плюсы и минусы работы с документами

Офис-менеджер Бесплатная юридическая консультация: История профессии Как получить профессию? Требования к кандидатам Обязанности Зарплата Языком цифр Плюсы и минусы профессии.

Офис-менеджер


Бесплатная юридическая консультация:

История профессии

Как получить профессию?

Требования к кандидатам

Обязанности

Зарплата

Языком цифр

Плюсы и минусы профессии

Противопоказания

Перспективы

Офис-менеджер — сотрудник, обеспечивающий текущую работу организации или ее подразделения с документами, посетителями, различной информацией.

Оглавление:

От того, насколько эффективно организовано делопроизводство, во многом зависит результативность работы любой организации. Ведь документы должны быть в порядке, приказы руководства надлежащим образом оформлены и доведены до исполнителей, поступающая информация осмыслена и принята к сведению, а посетители своевременно приняты. Неорганизованность в этой сфере может свести на нет усилия всех других сотрудников. Поэтому не будет преувеличением сказать, что офис-менеджер — одна из ключевых фигур в любой конторе. Именно он отвечает за делопроизводство, ведение документации. Одним словом, современный офис-менеджер — настоящий хозяин офиса.

История профессии

Потребность на рынке труда в офис-менеджерах возникла недавно. Развитие каждой бизнес-структуры на определенном этапе требует в штате человека, который будет решать для сотрудников некоторые задачи. Тем самым он облегчит им жизнь и освободит время для решения более глобальных задач, чем, например, отвечать на все приходящие письма.

Как получить профессию?

Чтобы работать в должности офис-менеджера, достаточно иметь высшее или среднеспециальное образование (в зависимости от требований и уровня компании), можно окончить специализированные курсы по знанию ПК, программы 1С. Желательно изучить литературу по деловому этикету.

Требования к кандидатам

Что должен знать В принципе, жестких требований к образованию профессия не предъявляет, освоить ее можно и на специальных курсах. Однако работодатели чаще всего отдают предпочтение тем, кто имеет высшее образование (важнее даже не специальность, а сам факт его наличия). Важно уметь пользоваться компьютером и другой оргтехникой — факсом, мультимедиапроектором и т. д., быстро находить и систематизировать информацию. Чаще всего работодатели требуют, чтобы эти специалисты хорошо владели хотя бы одним иностранным языком. Желательны базовые знания в области экономики, юриспруденции, психологии. Могут быть востребованы и специальные знания, касающиеся тех областей, в которых организация ведет свою деятельность.


Бесплатная юридическая консультация:

Личные качества

  • общительность;
  • доброжелательность;
  • умение ладить с людьми;
  • организованность;
  • четкость;
  • пунктуальность;
  • хорошая оперативная память;
  • способность к концентрации и распределению внимания;
  • высокий уровень культуры;
  • грамотная устная и письменная речь.

Обязанности

  • курирование работы всего офиса;
  • координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителей, технических работников и т. д.);
  • ведение деловой переписки;
  • распределение звонков;
  • встреча посетителей;
  • административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса;
  • работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С;
  • подготовка накладных, счетов-фактур, списание материалов;
  • ведение делопроизводства, подготовка различных отчетов;
  • ведение офисных расходов, платежного документооборота;
  • организация праздников и других корпоративных мероприятий;
  • обеспечение чистоты и порядка в офисе;
  • анализ деятельности поставщиков — это требование действует не во всех компаниях;
  • ведение отчетности по отпускам, отгулам и сверхурочным часам — требование не для всех компаний;
  • оформление виз, приглашений, регистраций для иностранных сотрудников — это требование чаще предъявляются в крупных компаниях, особенно в строительных и страховых;
  • ведение деловой корреспонденции на иностранном языке — это требование иностранных или крупных компаний;
  • обязанности переводчика — такое требование предъявляется, как правило, в западных компаниях.

Зарплата

Уровень оплаты труда офис-менеджера, как и любого другого специалиста, зависит не только от его профессиональных качеств, но и от ряда других факторов, в том числе размера компании, специфики ее деятельности, а также объема выполняемых работником функций. Если офис-менеджер выполняет только свои основные обязанности — «хозяина офиса», то, имея высшее образование и при опыте работы от 2 лет, он может рассчитывать на зарплату отдотенге. Если в дополнение к своим офис-менеджеру вменяются еще и функции ресепшн, то уровень оплаты его труда варьируется в пределахтенге. Ну а когда к этому списку прибавляются еще работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С, подготовка накладных, счетов-фактур, списание материалов, ведение документооборота, делопроизводства, то сумма вознаграждения возрастает дотенге. Все эти данные характерны для отечественных компаний, в иностранных же, где к офис-менеджеру выдвигаются особенные требования, например знание китайского языка, техники (не оргтехники!), наличие автомобиля, соответственно уровень оплаты выше — оттенге. Интересен тот факт, что при таких же требованиях мужчина — офис-менеджер будет получать оттенге.

Языком цифр

  • Возрастной диапазонлет.
  • Офис-менеджеры — представительницы слабого пола — 99 %.
  • Высшее образование имеют — 68 %, неполное высшее — 20 %, среднеспециальное — 10 %, курсы — 2 %.
  • Плюсы и минусы профессии

    Плюсы профессии:

    • высокий спрос на рынке труда;
    • навыки административно-хозяйственной деятельности;
    • опыт работы с документами;
    • возможность улучшить коммуникативные навыки.

    Минусы профессии:

    • утомительная работа в плане большого количества организационных вопросов, требующих мгновенного решения;
    • отсутствие четко описанных должностных обязанностей, что приводит к совмещению нескольких должностей;
    • некоторые сотрудники воспринимают офис-менеджера как своего личного секретаря, другие недооценивают важность выполняемой им работы.

    Противопоказания

    Работать офис-менеджером противопоказано людям, имеющим расстройства нервно-психические, бинокулярного зрения, слуха, речи, координации движений, нарушение цветоразличения, дрожание рук.

    
    Бесплатная юридическая консультация:

    Перспективы

    Во-первых, успешный офис-менеджер — это прекрасный администратор и в состоянии управлять довольно сложным многофакторным процессом. При желании он может, к примеру, стать администратором крупной гостиницы или магазина. Во-вторых, он отличный коммуникатор и может найти свое самовыражение в качестве менеджера по персоналу (или даже директора) — при соответственном дообучении, естественно. В-третьих, он может вырасти в референта руководителя, совмещающего в себе журналистские, аналитические и артистические способности. В-четвертых, может стать крупным хозяйственным деятелем, например руководителем отдела снабжения. И в-пятых, что хочется особенно подчеркнуть, он может стать и оставаться замечательным офис-менеджером, человеком, который «вдыхает жизнь» и вносит порядок в изменчивую офисную среду.

    Источник: http://prof.sadu-kz.com/prof/office-manager.html

    Плюсы и минусы работы в офисе

    Большинство россиян работают в офисах. Тем, кто работает на производстве, в торговле или скажем, спасает или лечит людей, такая работа может показаться скучной, рутинной и абсолютно не плодотворной. Но на самом деле труд в офисе — это тоже труд. В чем-то более комфортный, чем любой другой, в чем-то менее.

    Труд не для всех

    Офисная работа, безусловно, подходит не всем людям. Связано это с монотонной и зачастую однообразной деятельностью. Для такой работы нужна усидчивость, умение концентрироваться на делах и внимательность, так как офисная работа практически всегда связана с работой с документами, а тут без внимательности и аккуратности никуда. Кроме того работа в офисе очень часто предполагает наличие умения работать в команде, а значит нужно уметь ладить с людьми, ведь со своими коллегами вам придется находиться в одном пространстве не менее восьми часов.

    
    Бесплатная юридическая консультация:

    При приеме на работу в офис работодатели всегда указывают в требованиях такие качества как стрессоустойчивость и коммуникабельность, именно они способствуют тому, чтобы люди могли нормально общаться и не заводиться по пустякам. Особенно это важно для тех работников, которым приходится работать с людьми (менеджеры по работе с клиентами, персонал на ресепшене и тд.)

    — Лучше всего на работу с людьми ориентированы холерики и сангвиники, — рассказывает менеджер по персоналу Дарья Николаева, — а вот меланхолики и флегматики — люди, как правило, ориентированные как человек-техника и соответственно избыток общения может на них сильно давлеть и вызывать негатив. Но при приеме на работу оценивается не только темперамент, но и степень стрессоустойчивости человека. К примеру, специалист может быть холериком, у него будет хорошо получаться работать с клиентами, потому что он без проблем идет на контакт, но если нет стрессоустойчивости, любая проблема в отношении с клиентом будет превращаться в выплеск негативной энергии на окружающих, то есть на коллег, которые вообще не причастны к ситуации.

    И сухо, и тепло

    У работы в офисе, безусловно, есть множество плюсов:

    Работа в помещении. Значит, вам не придется мокнуть под дождем или дрогнуть на ветру.

    
    Бесплатная юридическая консультация:

    Индивидуально рабочее место. Ваши вещи всегда под рукой, кроме того, в большинстве организаций не запрещается приносить и ставить на свой рабочий стол цветы из дома, рамки с фотографиями и прочие мелочи, которые создают уют.

    Самоорганизация. Когда ты на виду, а вокруг кипит работа, особенно не похалявишь. Придется заставлять себя работать, даже если не хочется.

    Обучение. Для офисных работников (если это организация, нацеленная на продвижение и профессиональный рост своих сотрудников) проводят различные тренинги, лекции и семинары.

    Карьерный рост. Работа в офисе хороша тем, что все люди на виду. Если ты хорошо работаешь, тебя могут попросить заместить коллегу на вышестоящей должности, справишься — вполне сможешь занять его место, если он или она уйдет в декрет, на повышение или уволится.

    Возможность найти друзей. Очень часто кто-либо из коллег становится сначала приятелем, а затем лучшим другом. По мнению психологов иметь проверенного друга на работе очень важно, ведь на ней мы проводим большую часть времени. А значит очень важно, чтобы рядом всегда был человек, который сможет и поддержать в трудную минуту и вместе с вами порадоваться успехам. К тому же, очень часто именно в офисе люди находят свою вторую половинку.

    
    Бесплатная юридическая консультация:

    От простуды до депрессии

    Как и любая другая работа, офисная деятельность не лишена и своих минусов:

    Тотальный контроль. В офисе очень трудно скрыться от глаз коллег, начальства и камер видеонаблюдения. Зачастую в офисах прослушиваются телефонные звонки. Поэтому заняться каким-то своим делом, не имеющим отношения к работе, и остаться при этом незамеченным будет сложно (но работа ведь и создана для того, чтобы на ней работать).

    Частые простуды. Летом в офисе проще простого простудится под холодным воздухом кондиционера (очень часто одним работникам чересчур жарко, а другие вынуждены мерзнуть). Зимой подхватить простуду тоже просто — в теплом помещении бактерии размножаются гораздо быстрее.

    Проблемы со зрением. Их, конечно же, вызывает постоянное сидение за компьютером. Самая распространенная болячка — синдром «сухого глаза», включающий в себя такие симптомы, как покраснение, усталость глаз, сухость глаз, ощущение «песка» в глазах.

    
    Бесплатная юридическая консультация:

    Другие болезни: позвоночника (из-за сидячей работы), ухудшение по той же причине кровообращения и как следствие нарушение работы сердца и сосудов. Аллергии, из-за пыли, которая скапливается на оргтехнике.

    Неправильное питание. В условиях офиса у людей, как правило, нет возможности нормально питаться. Поэтому вместо полноценных обедов (если в офисе нет ни кухни, ни микроволновки) сотрудники вынуждены есть печенье, чипсы, купленный неподалеку фаст-фуд и так далее.

    Шум. Разговоры коллег, жужжание офисной техники, хлопающие двери очень часто отвлекают от работы. Наушники с любимой музыкой тоже не всегда могут спасти — во многих организациях (особенно там, где специалисты напрямую работают с клиентами) сотрудникам запрещено работать в наушниках.

    Главное — не выгореть!

    Фото: depositphotos.com

    Бесплатная юридическая консультация:

    Синдром «выгорания»

    «Выгорание» на работе прямое следствие рутинной деятельности, — говорит Дарья Сергеевна. — Руководство многих компаний, как правило, не спешит делать работу сотрудников интересной, к примеру, посредством тренингов или семинаров. И это может привести к тому, что сначала людям станет не интересно работать, а потом они начнут увольняться. Такая кадровая «тякучка» не редкость во многих организациях, в особенности коммерческих.

    Синдром выгорания может проявляться по–разному – в зависимости от уровня самоотверженности, с которой человек справляется с рабочими задачами. Выделяют три подтипа этого синдрома:

    «Суетливый», когда человек сильно перегружен работой. Обычно это люди, работающие более 40 ч в неделю. Для таких работников чрезвычайно важны успехи и достижения, и они готовы рисковать собственным здоровьем в погоне за повышением в должности и зарплате.

    «Неполноценный» проявляется у тех, чей труд является рутинным и монотонным. У человека нет интереса к работе, все что он ни делает, вызывает только скуку. Они считают, что их труд никому не интересен и не видят перспектив карьерного роста.

    
    Бесплатная юридическая консультация:

    «Изнуренный» подтип характерен для сотрудников, которые страдают из–за длительного отсутствия повышения по службе. Таким людям очень важно признание начальства. Они прилагают к работе много усилий, и сильно расстраиваются, когда их вовремя не замечают.

    Присоединяйтесь к нам в мессенджерах

    Источник: http://2×2.su/job/article/rabota-v-ofise-rassadnik-planktona-ili-platforma-d-42152.html

    Вопрос на собеседовании: Назовите три плюса и три минуса работы с людьми.

    Цель вопроса оценить сферу «хочу» и определить мотиваторы и демотиваторы конкретного соискателя в конкретной сфере. Я начну с истории, которую мне рассказал один мой заказчик. До нашего сотрудничества он искал оператора в колл-центр самостоятельно. Вакансия оказалась сверхсрочной, и закрыли ее, особо не думая, знакомой системного администратора.

    На вопрос собственника «справишься?» девушка радостно ответила, что по телефону то она разговаривать умеет, и приступила к новым обязанностям. Но через пару недель все начало раздражать: звонков много, клиенты глупые, хамят и т.п.. Вообщем, с девушкой расстались. Сейчас она тоже работает оператором, но уже не на телефоне, а оператором ПК. Вот это к вопросу о том, что не всегда то, что соискатель делать умеет, он делает с удовольствием.

    
    Бесплатная юридическая консультация:

    Человеку неопытному в вопросах оценки персонала еще простительно допустить такую ошибку. Но увы, наши коллеги тоже часто оценивают исключительно зону «могу» кандидата и совсем забывают оценить зону «хочу».

    Если мы хотим выяснить, как кандидат относится к тому или иному фактору, задаче, условию, действию, мы можем использовать метод оценки «Три плюса и три минуса». В данном случае мы выясняем, как кандидат относится к работе с людьми.

    Вопрос: «Назовите, пожалуйста, три плюса и три минуса работы с людьми»

    Эту методику невозможно обмануть. Но необходимо помнить, что вопросы из сферы психолингвистики должны задаваться в интенсивном темпе. И важно помнить, что здесь оценивается не содержание ответов, а больше форма ответа.

    Как оценивать?

    
    Бесплатная юридическая консультация:

    Прежде всего, количественно. Большинство кандидатов называют больше плюсов или больше минусов в зависимости от того как они к этому фактору относятся. Или же наоборот не могут найти больше 2 плюсов или минусов. Если кандидат видит больше плюсов в работе с людьми, он называет их, если больше минусов, то называют больше минусов.

    Рассмотрим примеры двух кандидатов и сделаем выводы

    Анализ ответов первого кандидата

    Назовите три плюса и три минуса работы с людьми

    Источник: http://hrtime.ru/material/vopros-na-sobesedovanii-nazovite-tri-pliusa-i-tri-minusa-raboty-s-liud-15843/

    
    Бесплатная юридическая консультация:

    Плюсы и минусы электронного документооборота

    И зачем он нужен предприятию

    Всё чаще компании решают внедрить электронный документооборот. Что это такое и зачем это нужно?

    Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

    Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

    Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе.

    
    Бесплатная юридическая консультация:

    Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

    ЭДО можно использовать для автоматизации канцелярии, создания электронного архива документов, корпоративного электронного документооборота (workflow), управления договорным процессом, автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества) и для автоматизации обращений граждан.

    ЭДО можно использовать в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности, систему можно настроить на работу как в рамках небольшой структуры (отдела, департамента), так и в рамках территориально-распределенной организации с развитой схемой информационных потоков.

    2. Основные принципы электронного документооборота

    — Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

    — Возможность параллельного выполнения операций — позволяет сократить время движения документов.

    
    Бесплатная юридическая консультация:

    — Непрерывность движения документа — позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени.

    — Единая база документарной информации — позволяет исключить возможность дублирования документов.

    — Система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимумом информации о нём.

    3. Плюсы и минусы электронного документооборота

    Из плюсов электронного документоооборота отмечают:

    — оперативный доступ к документам, быстрота в исправлении бумаг,

    
    Бесплатная юридическая консультация:

    — эффективное управление движением документов,

    — все структуры компании могут работать в едином информационном пространстве — это позволяет ускорить согласование документов и принятия решений,

    — повышение исполнительской дисциплины (так как ЭДО позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени), повышение производительности сотрудников,

    — безопасность и сохранность документов — шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации,

    — исключение дубляжа документации,

    
    Бесплатная юридическая консультация:

    — формирование архива происходит автоматически,

    — снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

    К минусам ЭДО относят большие расходы на приобретение и внедрение ПО. Сотрудникам, к тому же, необходимо будет время, чтобы научиться и привыкнуть к системе. Впрочем, эти недостатки будут временным явлением.

    Если молодые компании с самого начала перейдут на ЭДО, то они потратят меньше времени на оцифровывание существующих документов. Кроме того, существующие сейчас системы электронного документооборота присматриваются к стартапам и дают им скидки.

    Источник: http://rb.ru/howto/plus-minus-ed/

    
    Бесплатная юридическая консультация:

    Документовед

    В свое время советский поэт Василий Лебедев-Кумач в своей «Песенке бюрократа» точно подметил, что главную особенность российского общества: «без бумажки ты букашка, а с бумажкой – человек!». Эти строки не потеряли своей актуальности и сегодня. Поэтому нет ничего удивительного в том, вся наша жизнь, так или иначе, тесно связана с представителями профессии документоведа, для которых документ – это не просто бумажка, а основной инструмент профессиональной деятельности.

    В свое время советский поэт Василий Лебедев-Кумач в своей «Песенке бюрократа» точно подметил, что главную особенность российского общества: «без бумажки ты букашка, а с бумажкой – человек!». Эти строки не потеряли своей актуальности и сегодня. Документы сопровождают нас везде и всегда, независимо от того, личная это жизнь, или рабочие моменты. Поэтому нет ничего удивительного в том, вся наша жизнь, так или иначе, тесно связана с представителями профессии документоведа, для которых документ – это не просто бумажка, а основной инструмент профессиональной деятельности.

    Отметим, что сегодня данная профессия переживает «второе рождение», обусловленное бурным развитием экономики и электронного документооборота. В современном обществе информация, во всех ее проявлениях, воспринимается как «ходовой» товар, поиск, обработка и хранение которого требует существенных финансовых, трудовых, временных и материальных затрат. Минимизировать эти затраты помогают документоведы, которые знают все секреты грамотного документооборота и владеют навыками оптимизации работы с информационным потоком. Как следствие, специалисты в этой сфере пользуются устойчивым спросом практически во всех сферах жизнедеятельности человека, а факультеты документоведения – большой популярностью среди абитуриентов.

    Кто такой документовед?

    Документовед – высококвалифицированный специалист в области делопроизводства и документоведения, обеспечивающий порядок в бумагах предприятия или организации. Родственные профессии: архивист, секретарь, организатор делопроизводства.

    Название профессии произошло от латинского documentum (доказательство) и старославянского вѣдѣти (знать). Другими словами, изначально документоведы, функции которых, кстати, раньше выполняли писцы, скорее фиксировали доказательства о юридической подоплеке того или иного события, чем систематизировали документы. Привычное нам понятие документоведение приобрело только в первой половине 20 века, когда Поль Отле расширил значение слова «документ» до того, что документом стали называть любую информацию, зафиксированную на материальном носителе. Одновременно с этим возникла и профессия документоведа, обязанности которого кардинально отличались от обязанностей писца.

    
    Бесплатная юридическая консультация:

    Профессиональные обязанности документоведов сегодня включают в себя не только составление документов, но и:

    • разработку форм и табелей документов;
    • систематизацию состава документооборота;
    • экспертизу и организацию хранения документов;
    • обеспечение «движения» документов от руководства к подчиненным;
    • создание документальных баз;
    • визирование входящих документов и присвоение им регистрационного индекса и электронного адреса хранения;
    • осуществление сортировки документации и передачи в архив устаревшей информации;
    • оптимизация документопотока организации или предприятия.

    Какими личностными качествами должен обладать документовед?

    Как следует из названия профессии, деятельность документоведа целиком и полностью связана с поиском, обработкой и хранением документов, поэтому специалист должен иметь склонность к «бумажной» работе. Кроме того, документовед не сможет качественно выполнять свою работу, если не будет обладать такими личностными качествами, как:

    Помимо перечисленных выше личностных качеств, хороший документовед владеет целым набором профессиональных знаний и навыков, в перечень которых входят: навыки работы с офисными приложениями ПК (Word, Excel, 1С, Outlook и т.д.), знание основ экономики, бизнес-планирования, архивного дела, менеджмента, управления персоналом, организации электронного документооборота, источниковедения, кадрового делопроизводства, литературного редактирования, законодательства в области трудового, административного, гражданского и конституционного права.

    Преимущества профессии документоведа

    Основным преимуществом профессии документоведа является ее «универсальность». Диплом специалиста по организации документооборота и обширный «багаж знаний», полученный в ВУЗе, позволяет профессионалу устроиться на работу практически в любую компанию или организацию, независимо от сферы деятельности предприятия. При этом он может рассчитывать на вполне приличный уровень оплаты (в среднем, околотысяч рублей в месяц).

    Привлекает в этой профессии и богатая должностная «вариативность». После окончания ВУЗа молодой специалист может с легкость устроиться на такие должности, как: делопроизводитель, архивист, администратор, секретарь-референт, офис-менеджер, персональный ассистент (помощник руководителя) и т.д.

    
    Бесплатная юридическая консультация:

    Несмотря на кажущуюся монотонность и рутинность профессиональной деятельности документоведа, работа этого специалиста весьма интересна и разнообразна. Ведь именно этот специалист первым получает документы, а значит, он всегда владеет самой актуальной информацией о новшествах, внедряемых в компании (а ведь, как известно, кто владеет информацией, тот владеет миром). Мало того, достаточно часто документовед является единственным человеком (помимо высшего руководства, конечно), который посвящен во все деловые секреты предприятия.

    При наличии предпринимательской жилки и достаточного опыта работы в области документационного обеспечения управления персоналом, документовед может организовать собственный бизнес (например, создать аудиторскую компанию), и предоставлять услуги частным образом.

    Недостатки профессии документоведа

    Не сложно догадаться, что наравне с преимуществами профессия документоведа имеет и недостатки. И самым главным недостатком является большая ответственность. Особенно это касается тех специалистов, которые работают в архивном агентстве федерального значения или государственном НИИ документоведения и архивного дела. Ведь именно эти организации занимаются подготовкой документов для правительства, на основе которых принимаются важные государственные решения.

    Недостатком профессии документоведа также можно назвать необходимость наличия практического опыта работы при трудоустройстве. Поэтому начинающему документоведу придется либо начинать свою профессиональную деятельность еще в процессе обучения (кстати, такая возможность у студентов появляется уже на 2 курсе, поскольку к этому времени они уже овладевают достаточным объемом знаний для их практического применения), либо устраиваться на работу помощником документоведа после окончания ВУЗа.

    Где можно получить профессию документоведа?

    Получить профессию документоведа можно в любом российском ВУЗе, на базе которого готовят специалистов по таким специальностям, как «Документационное обеспечение предприятия», «Документоведение» или «Информационное обеспечение предприятия». Отметим, что студент-документовед имеет возможность осваивать сразу несколько специализаций одновременно. Например, получая профессию документоведа, молодой специалист может параллельно осваивать специальность кадровика или архивного работника.

    При выборе ВУЗа больше внимание нужно уделять не только научно-технической базе учебного заведения, но и возможности прохождения практики в крупных российских компаниях. Кроме того, большое значение имеет востребованность выпускников ВУЗа на рынке труда. Поэтому в первую очередь рекомендуется рассматривать возможность поступления в такие ведущие ВУЗы России, как:

    • Нижневартовский государственный гуманитарный университет;
    • Иркутский государственный университет;
    • Московский финансово-юридический университет;
    • Донской государственный технический университет;
    • Воронежский институт экономики и социального управления.

    Источник: http://fulledu.ru/articles/664_dokumentoved.html

    Офисная работа

    Офисная работа – особенности трудовой деятельности в условиях офиса.

    
    Бесплатная юридическая консультация:

    Кому подходит офисная работа

    • Усидчивым людям. Ни для кого не секрет, что офисная работа требует усидчивости. Если вы старательны, умеете концентрироваться на поставленных задачах, любите работу с документами, аккуратны и щепетильны – офисная работа для вас.
    • Амбициозным людям. Как известно, бизнес сегодня делается в офисах. Где еще, как ни в офисе, можно сделать карьеру – от секретаря до заведующего отделом, от рядового менеджера – до директора. Вся работа в офисе на виду. Сначала вы замещаете коллегу, который выше вас по должности, а завтра, когда место освободится (коллега уволится, уйдет в декретный отпуск или ее тоже повысят), вы займете ее место, поскольку к тому времени станете компетентным, опытным и проверенным сотрудникам.
    • Людям, ценящим комфорт. Российский климат балует погодой лишь несколько месяцев в году. В остальное время работать в офисе – благо. Здесь и сухо, и тепло, и бесплатный кофе в кофемашине. Словом, работай и радуйся.
    • Людям, умеющим работать в команде. Работа в офисе предполагает умение работать в команде. Если вы хорошо ладите с людьми, добро пожаловать в офис!

    Плюсы и минусы офисной работы

    • Легкая самоорганизация. В отличие от фрилансеров, которым приходится насильно спихивать себя с кровати и усаживать за компьютер, в офисе созданы идеальные условия для самоорганизации. Во-первых, это контроль руководства, от зоркого ока которого не скроешься. Во-вторых, жужжащие как пчелки коллеги. Вы же не будете заниматься ерундой, когда вокруг кипит работа. Атмосфера активности весьма способствует плодотворному труду. Кроме того, для офисных работников время от времени проводятся тренинги, лекции и семинары, где гуру по тайм-менеджменту рассказывают и советуют, как лучше организовать работу, настроить себя на трудовые подвиги и быть максимально эффективными.
    • Результативность. Если вы вошли в колею активной работы, результаты не заставят себя ждать. Вам остается только радоваться и радовать свое руководство красивыми отчетами.
    • Ищу человека – нашел людей! В больших офисах, где работает множество самых разных сотрудников, можно найти себе подруг, людей, близких по духу. Именно так появляются лучшие подруги, а также, не секрет, создаются браки. «Служебный роман…».

    Сегодня медики то и дело пугают офисных сотрудников болезнями. Связаны они, конечно, с малоподвижным образом жизни, который ведут люди, чья работа связана с компьютером, документами и т.д.

    Последствиями недостаточной двигательной активности являются болезни позвоночника, ухудшение кровообращения, нарушение работы сердца и сосудов, появление лишнего веса и т.д.

    Следующая опасность — постоянная работа с компьютером. Медики предупреждают, что из-за излучения монитора и мелькания изображения развиваются серьезные недуги зрения. Также при неправильном расположении рук на клавиатуре могут появиться патологические изменения суставов – увы, вплоть до тяжких болезней.

    Слой пыли, которая скапливается на оргтехнике, плохо сказывается на здоровье органов дыхания.

    В условиях офиса у людей, как правило, нет возможности нормально питаться, поэтому они переходят на вредные продукты, перекусывая печеньем, чипсами, солеными орехами и т.д. Результат – нарушения работы желудочно-кишечного тракта.

    Наконец, шум, постоянное общение с людьми, стресс на работе негативно сказываются на психическом состоянии человека, что также вызывает серьезные недуги. Надо ли говорить о том, что в таких условиях трудно сосредоточиться и решать поставленные задачи.

    Как преодолеть минусы

    Малоподвижность. В глобальной сети интернет можно найти множество фитнес программ специально для офиса. Если вы будете выполнять гимнастику для глаз или для ног, скорее всего, никто даже не заметит. Чтобы выполнить упражнения для спины, можно выйти в коридор, или использовать обеденный перерыв. Используйте любой шанс двигаться, какой только предоставляется на работе. Например, вместо того, чтобы тщетно пытаться дозвониться коллеге этажом выше, поднимитесь по лестнице и лично спросите о том, что вам нужно. Хождение по лестнице вообще является одним из самых эффективных физических упражнений. Коллегам лень идти за сырками в магазин – вызовитесь вы. Это отличная возможность «проветрить» мозги и «потрясти костями».

    Технологические перерывы. Если вы работаете за компьютером, не забывайте делать перерыв вминут каждый час. Можете использовать это время для гимнастики. Если вы опасаетесь осуждения коллег, отрывайтесь для того, чтобы навести порядок на столе и выполнить какую-то мелкую задачу (что-то распечатать, отнести документ в бухгалтерию, посовещаться с коллегой и т.д.).

    Офисная еда. Увы, в офисе редко можно встретить здоровую пищу. В основном, это булочки, пирожки, чипсы, салаты «из банок», напичканные вредными консервантами. Однако и эту проблему можно решить. Во-первых, всегда берите из дома фрукты, чтобы голод не застал вас врасплох. Во-вторых, ни за что не пропускайте полноценный обед в кафе или столовой. Пусть это обязательно будет суп. Во-первых, он не создает тяжести в желудке. Во-вторых, это исключительно здоровая еда. В-третьих, суп не сказывается на вашей фигуре. Также в качестве здоровых перекусов подойдут несоленые орехи, питьевые йогурты, творожные сырки. Это источники белка, которые помогут надолго перебить голод. Не забывайте о минеральной или обычной воде, чае и кофе, но ни в коем случае не пейте газировку.

    Убираем помехи. Работающие в офисе люди нередко жалуются на коллег, которые отвлекают от работы. Для этого, разумеется, нужно научиться говорить «нет». Сделать это можно различными мягкими способами. Например, сказать, что вы сами подойдете черезминут – сейчас не можете, потому что боитесь потерять мысль. Если на ваше внимание претендует несколько человек, предоставьте им самим возможность решить, чья задача важнее. Так и скажите: «Светлана, я выполню Ваше поручение прямо сейчас, если Вы договоритесь с Федором, чтобы он подождал». И пусть сами решают, чья работа важнее. Если не договорятся, это не ваша проблема. Вы попытались, а значит, сделали все, что могли.

    Источник: http://womanwiki.ru/w/%D0%9E%D1%84%D0%B8%D1%81%D0%BD%D0%B0%D1%8F_%D1%80%D0%B0%D0%B1%D0%BE%D1%82%D0%B0

    Минусы работы на должности ответ собеседовании

    Поэтому если такая черта есть, о ней стоит упомянуть. Главное правило — выбрать 3–5 качеств, не больше. Важно, чтобы они соответствовали требованиям, указанным в описании вакансии. Стоит подготовить контраргументы, подтверждающие наличие перечисленных сильных сторон. Нужно помнить, ответы соискателя во время собеседования — отражение его профессионализма. Рекрутер ищет того, кто больше всего подходит под его требования. Ему важно увидеть, что несмотря на некоторые недостатки, человек готов работать над их устранением. Привязка слабых и сильных сторон к особенностям профессий Узнайте какие качества необходимы для должности Прежде чем составлять личный список положительных и негативных качеств, нужно внимательно ознакомиться с резюме. В нем указывают, каким должен быть идеальный сотрудник компании. Некоторые рекрутеры даже детально это расписывают.

    Назовите ваши плюсы и минусы. что отвечать рекрутеру?

    Это уникальные свойства каждого человека.Существует секретный прием – сначала рассказать о положительных качествах, которые непосредственно связаны с желаемой вакансией. Важно быть уверенным в себе и отвечать четко. Волнение выдает заикание, употребление слов-паразитов, отдышка, слишком высокий тембр. Чтобы избежать подобного инцидента, необходимо заранее подготовить ответ на этот вопрос. Это придаст уверенности, а речь будет звучать без замедлений.

    • коммуникабельный;
    • целеустремленный;
    • легко обучаемый;
    • надежный;
    • креативный;
    • дисциплинированный;
    • решительный;
    • многогранный и т. д.

    Работодатели ценят способность говорить только правду. И это касается не только ответов при прохождении собеседования.

    Как рассказать о своих достоинствах и недостатках на собеседовании

    • Правила проведения самоанализа
    • Оценка недостатков
    • Оценка положительных качеств
    • Привязка слабых и сильных сторон к особенностям профессий
    • Качества, о которых не следует упоминать
    • Заключение

    Каждый хочет иметь интересную работу в компании, о которой давно знает и мечтает. Но прежде чем стать сотрудником такой фирмы, предстоит написать резюме.

    Если оно заинтересует работодателя, кандидата пригласят на собеседование. На этом этапе важно не расслабляться, а подготовиться.

    Вопрос на собеседовании: назовите три плюса и три минуса работы с людьми.

    Дополнительные вопросы: Почему с одними клиентами работать легко, с другими сложно? Кто такой идеальный клиент? Что такое сложный клиент? В оценке количественным способом бывают сложности, поскольку есть люди исключение, люди, которые привыкли четко следовать инструкции, сказали три минуса и три плюса, по три и назвал. В этом случае обратите внимание на скорость ответа. Там где кандидат минусов или плюсов для себя не видит, он начинает думать, будет падать скорость ответа.

    Еще один момент оценки ответов – это последовательность. Естественно при условиях, когда данная техника используется несколько раз.

    Если кандидат во всех ответах начинал говорить о плюсах, а в конкретном вопросе начал с минусов. Значит, здесь он видит больше минусов. Дополнительный контрольный вопрос на оценку противоположной сферы деятельности.

    Как нужно рассказать о сильных и слабых сторонах на собеседовании?

    Не стоит забывать о том, что собеседование — это диалог двух равных людей, заинтересованных в услугах друг друга. Если работодатель ищет сотрудника, он в вас заинтересован. Если вы пришли на собеседование, вы заинтересованы в работе. Не принижайте себе, не снижайте планку. Вы личность.

    Не позволяйте давить на себя. Вы пока что не связаны с потенциальным работодателем ничем, кроме общего воздуха в кабинете.

    16 каверзных вопросов на собеседовании. как правильно отвечать на них?

    Не рассказывайте о первом месте на внутришкольных соревнованиях по прыжкам в длину. Навряд ли это относится к вашей нынешней работе. Говорите о том, как выросли в профессиональном плане.

      Это может звучать странно, но некоторые работодатели искренне интересуются вашим знаком зодиака. И если он им не понравится, вам укажут на дверь. Глупо, но и такое случается.

    Не стоит врать при ответе на данный вопрос. Если вам отказали — поблагодарите и молча выйдете из кабинета. Серьезная фирма никогда не будет интересоваться подобными вещами

    Как успешно пройти собеседование на руководящую должность? Job interview.

      К собеседованию на пост руководителя следует готовиться заранее.

    Вы должны оставить после себя впечатление знающего и уверенного в себе и своих действиях человека.

    Как вести собеседование при приёме на работу

    Вопрос: «Назовите три плюса и три минуса работы с документами» поможет подтвердить картину зоны «хочу» кандидата. Три плюса и три минуса работы с документами Первый кандидат Назовите три плюса и три минуса работы с документами Плюсы Минусы Спокойная работа, никуда не надо бежать не надо спешить Глаза устают. Нужно делать перерывы Никто не отвлекает Бывает, не знаешь с чего начать Нет непредсказуемых моментов Ну, не знаю, спина затекает немного Физически не сложная работа Выводы: Данный ответ дает нам понять, что кандидату нравится работа с документами, минусы менее значительны и их меньше, ответы медленнее.

    Про «плюсы» – достаточно перечислить 3–4 качества, которыми, по вашему мнению, должен обладать успешный сотрудник, занимающий ту должность, на которую вы претендуете. Про «минусы» – называете те же положительные качества и поясняете, почему они со знаком «минус».

    «Трудоголизм» – плохо, потому что вы так увлечены работой, что иногда страдает семья. «Педантичность» – вы всегда стремитесь сделать свою работу с тем качеством, которое порой не требуется. «Ответственность» – вы очень переживаете все неудачи в работе и даже в отпуске думаете о том, как справляются без вас. Проще говоря, проявите фантазию и удовлетворите желание интервьюера получить тот ответ, который ему понравится.

    Редкое трудоустройство сейчас обходится без проверки кандидатов в несколько этапов. Это резюме, анкетирование, и, конечно, беседа. Как в 2018 году вести себя на собеседовании, какие ответы считаются правильными? Любому работодателю важно, чтобы сотрудники соответствовали занимаемой должности.

    Кроме того приветствуются и такие качества, как уверенность в себе, коммуникабельность, дополнительные навыки и знания. Необходимую информацию о претенденте можно получить разными способами.

    Но наибольшее значение придается личной беседе с соискателем. Как правильно отвечать на вопросы при собеседовании в 2018 году? Основные моменты Поиск работы это ответственное мероприятие в жизни любого человека.

    Но найти действительно хорошую работу не так просто. Необходимо выделиться из десятков, а иногда и сотен кандидатов. В большинстве случаев первым этапом трудоустройства становится отправка резюме.

    Он имеет несколько преимуществ:

    • Возможность более точно сформулировать перечень вопросов;
    • Требуется меньше времени на подготовку;
    • Возможность провести диалог с соискателями из других городов.

    Однако, очевидным минусом собеседования по Skype является невозможность оценить соискателя по некоторым качествам, таким как опрятный внешний вид, пунктуальность и прочее. Вопросы для собеседования при приеме на работу Подготавливая перечень вопросов, необходимо обращать внимание не только на их смысл, но и последовательность.

    Так, начинать собеседование следует с общих вопросов, постепенно переходя к интересующей конкретике. В то же время, не следует задавать чересчур много вопросов с очевидными ответами, особенно если большая часть информации уже имеется в анкете.

    Источник: http://1privilege.ru/minusy-raboty-na-dolzhnosti-otvet-sobesedovanii/

    Смартсорсинг.ру

    Сообщество руководителей ИТ-компаний, ИТ-подразделений и сервисных центров

    участников являются сотрудниками ИТ-компаний

    20% из них — совладельцы бизнеса

    работают в ИТ-службах других компаний

    Войти с помощью:

    Авторизация

    Новым пользователям

    Зачем?

    Электронный документооборот: плюсы и минусы

    Идея отказаться от бумажного документооборота обсуждается очень давно. Новые технологии позволяют практически полностью отказаться от бумаги. Но это не означает, что данное решение подойдет любой компании и его так легко осуществить. К сожалению, пока возможность электронного документооборота ограничена законодательно, да и пользователи к такому режиму пока не готовы. Рассмотрим плюсы и минусы электронного документооборота.

    Плюсы

    Экономия. Отказ от бумажного документооборота может дать значительную экономию средств. Подумайте, сколько вы ежемесячно тратите на бумагу, чернила, оплату почтовых услуг и т.п. К тому же эти документы нужно где-то хранить. Все это может встать вам в копеечку.

    Доступ. Электронный документооборот предполагает цифровой формат всех документов. Их можно хранить в облаке, получая доступ к данным через веб-приложения. Это повышает мобильность сотрудников, которые могут работать удаленно.

    Организация. Электронные документы легче упорядочивать, искать и редактировать. Гораздо проще и быстрее найти нужный файл в компьютере, чем копаться в кипе бумаг.

    Экология. В России вопросы экологии пока в бизнесе не очень в моде, но все же отказ от использования офисной бумаги позволит спасти немало деревьев. Подумайте об экологически вредном производстве и утилизации картриджей, а также об электроэнергии, потребляемой принтерами.

    Минусы

    Непрерывность. К цифровым данным можно легко получить доступ, но также легко их можно и потерять. Если жесткий диск выйдет из строя, пропадут все документы, хранящиеся на нем. Чтобы не потерять данные нужно использовать внешнюю систему резервного копирования.

    Безопасность. Конфиденциальность информации является серьезной проблемой безбумажных офисов. Можно использовать локальные сервера, шифрование и ограниченный доступ. Некоторые документы нужно обязательно иметь в бумажном варианте.

    Процессы. Переход на электронный документооборот предполагает пересмотр текущих процессов и операций. Например, вам может понадобиться цифровая подпись или электронная платежная система. Кроме того, ваши сотрудники должны уметь работать с этими системами.

    Время. Переход на электронный документооборот невозможно осуществить за одну ночь. Вам нужно учесть последствия отказа от бумажных документов. Для реализации всех изменений в операциях вам может потребоваться больше времени, чем вы думаете.

    Переход на электронный документооборот не является универсальным решением, его целесообразность зависит от специфики компании. Оцените преимущества этого перехода и организуйте процесс, который будет способствовать повышению производительности вашей работы.

    Источник: http://smartsourcing.ru/blogs/it_i_biznes/2098

    Плюсы и минусы работы с документами

    Учет, контроль и сбор статистики – важные составляющие любого бизнеса: на основе собранных данных принимаются важные управленческие решения, поддерживается трудовая дисциплина, осуществляется планирование. Современные технологии прочно вошли в нашу жизнь, сейчас мы не можем представить себе работу без электронных таблиц и баз данных, позволяющих обрабатывать огромные массивы информации и поддерживать порядок в делах. Но при всех плюсах использования компьютера нельзя сбрасывать со счетов традиционные, знакомые еще нашим дедушкам и бабушкам, бланки-пустографки и бумажные гроссбухи.

    Давайте попробуем выяснить, зачем нужны стопки бумажных бланков и простой карандаш в век высоких технологий.

    Доступность и простота

    При всем удобстве, у электронного документооборота есть большой минус – его использование предполагает наличие хотя бы самых элементарных навыков обращения с компьютером у работников. К сожалению, в нашей стране компьютерная грамотность не 100%-я, особенно это касается людей в возрасте залет. При этом они могут быть высококлассными специалистами в своей области или просто хорошими работниками.

    Согласитесь, ответственно относящийся к своим обязанностям охранник без вредных привычек, но не знакомый с офисными приложениями, куда ценнее “продвинутого” разгильдяя. Особенно остро эта проблема ощущается там, где традиционно высокая текучка кадров: охрана, курьеры, сотрудники общепита и мелкорозничной торговли – использование традиционных бумажных бланков учета позволит сократить расходы на обучение персонала и, следовательно, снизить производственные расходы.

    Дешивизна

    Затраты на обучение работников пользоваться программами мы уже учли. Но не стоит забывать, что для электронного документооборота нужно еще закупить компьютеры, специализированные лицензионные программы (например, 1С), антивирусы, иметь ставку для специалиста, обслуживающего весь этот программный комплекс (или обращаться к аутсорсинговым фирмам), регулярно обновлять парк техники и ПО. Если вы управляете огромным складом, торговым предприятием или терминалом, вам неизбежно придется пойти на такие расходы, но для малого бизнеса эта ноша может оказаться неподъемной, а зачастую и ненужной – для учета товаров в паре небольших лотков достаточно бумажных бланков.

    … и в дождь, и в град!

    Современные гаджеты годятся для работы в очень узком диапазоне температур и влажности: в дождь или сильный снегопад невозможно пользоваться, например, планшетом или ноутбуком, аккумуляторы на морозе очень быстро садятся, любое падение на землю может оказаться фатальным, и в любой момент работник может оказаться без инструмента учета. Да и сомнительное это удовольствие – на холодном складе или разгружая товар с машины под проливным дождем окоченевшими пальцами пытаться ввести какую-то информацию в базу данных. И тут на помощь нам приходят старые добрые бумажные бланки и простой карандаш. Уж они-то точно не подведут!

    Что написано пером – не вырубишь топором!

    Данные, занесенные в прошитый и пронумерованный журнал, невозможно стереть, исправить или что-то вписать задним числом. Никакой злобный хакер не “взломает” подшитые пронумерованные квитанции или накладные с “мокрой” печатью. Нужно еще учитывать тот факт, что ЭЦП (электронно-цифровая подпись) еще не очень широко распространена в России, и личная подпись и печать организации до сих пор остаются, пожалуй, единственным способом заверить документы.

    Готов? Всегда готов!

    Бланки складского учета или путевые листы не нужно включать, подгружать в них данные, формировать запросы и генерировать результаты выполнения операций – они готовы к работе в любой момент.

    Так что, несмотря на все очевидные плюсы электронного документооборота, работа старым добрым бланкам пока найдется: на многих участках, во многих организациях, где погодные условия или отсутствие экономической целесообразности препятствуют использованию технических средств.

    Источник: http://xn--h1acbpbdde.xn--p1ai/index.php/articlesm/52-businesscorr

    This article was written by admin

    ×
    Юридическая консультация онлайн